Checklisty zamówień transferów — szablony do kopiowania

Zamawianie transferu dla gościa firmy powinno być szybkie, przewidywalne i bez „doprecyzowań” w ostatniej chwili. Najczęstsze problemy wynikają z braku 3 rzeczy: jasnej trasy i czasu, doprecyzowanego bagażu oraz braku potwierdzenia standardu obsługi (SLA).

Ten dział zawiera praktyczne checklisty i szablony do kopiowania, które upraszczają zamówienia i skracają czas potwierdzenia rezerwacji.

TL;DR — minimum, które musi być w każdym zamówieniu

Trasa (pełne adresy) i godzina odbioru
Liczba osób i bagaż (ile + czy ponadgabaryt)
Klasa auta (sedan / van / Sprinter) — bez ogólników „premium”
Cena stała końcowa + co zawiera (opłaty drogowe, parking, oczekiwanie)
Procedura odbioru (meet & greet) + kontakt 24/7 na zmiany last minute
Faktura VAT (jeśli dotyczy) + dane firmy

Szablon zamówienia (kopiuj-wklej: email / WhatsApp)

Temat: Zamówienie transferu — [DATA] — [TRASA] — [LICZBA OSÓB]

Dzień dobry, proszę o potwierdzenie transferu w stałej cenie końcowej:

1) Trasa i czas

Data: [DD.MM.RRRR]
Godzina odbioru: [GG:MM]
Odbiór: [lotnisko/hotel + pełny adres]
Dowóz: [pełny adres docelowy]

2) Lot (jeśli odbiór z lotniska)

Numer lotu: [XX1234]
Planowana godzina lądowania: [GG:MM]

3) Pasażerowie i kontakt

Pasażerowie: [x]
Imię/nazwisko lub inicjały: [dane]
Telefon pasażera: [+48…] (WhatsApp: tak/nie)

4) Bagaż

Walizki duże: [x] (ok. 75–85 cm)
Walizki kabinowe/plecaki: [x]
Ponadgabaryty: [narty / wózek / instrument / brak]

5) Klasa auta

Wymagana klasa: [sedan executive / van business / Sprinter]
Uwagi: [fotelik / dyskrecja / inne]

6) Rozliczenie

Faktura VAT: [Tak/Nie]
Dane firmy (NIP, nazwa, adres): [dane]
Forma płatności: [karta / przelew / link / gotówka u kierowcy — jeśli dotyczy]

Proszę potwierdzić:

Stałą cenę końcową (co zawiera: opłaty drogowe/parking)
Procedurę odbioru (gdzie czeka kierowca + tabliczka)
Zasady oczekiwania po lądowaniu (ile minut w cenie)
Numer kontaktowy 24/7 do zmian last minute

Dziękuję, [Imię / Firma]

Checklista 60 sekund (do zatwierdzenia zamówienia)

Zanim wyślesz zamówienie lub je zatwierdzisz, sprawdź:

1) Trasa i adresy

Czy podane są pełne adresy (nie tylko „hotel w centrum”)?
Czy podana jest konkretna godzina odbioru?

2) Lotnisko: monitoring lotu i timing

Jeśli odbiór z lotniska:

Czy jest numer lotu?
Czy operator potwierdza monitoring lotu?
Czy czas oczekiwania liczy się od faktycznego lądowania?

3) Bagaż (najczęstszy powód problemów)

Czy wiesz, ile jest walizek dużych i podręcznych?
Czy są ponadgabaryty (narty, wózek, sprzęt)?
Jeśli klient używa sformułowania „duże walizki” — doprecyzuj wymiar lub przyjmij standard 75–85 cm.

4) Klasa auta (unikaj ogólników)

Czy zamówienie precyzuje: sedan / van / Sprinter?
Czy liczba osób i bagaż pasują do klasy auta?

5) Cena końcowa i zakres

Czy cena jest stała i potwierdzona na piśmie?
Czy wiadomo, czy zawiera: opłaty drogowe, parking, czas oczekiwania?
Czy są zasady dopłaty w razie większego bagażu (i czy są podane z góry)?

6) Kontakt i eskalacja

Czy masz numer do kierowcy (lub informację kiedy zostanie podany)?
Czy jest kontakt 24/7 do dyspozytora, gdy zmienia się lot lub plan?

Najczęstsze błędy (i jak ich uniknąć)

„Premium car” bez definicji → wpisz konkretnie sedan/van/Sprinter.
Brak informacji o bagażu → dopisz liczby i ponadgabaryty.
Brak zasad oczekiwania → poproś o jasne minuty w cenie i punkt startowy (po lądowaniu).
Cena „od” bez potwierdzenia → wymagaj stałej ceny końcowej w wiadomości/emailu.
Brak faktury VAT w danych → podaj NIP i dane firmy od razu, bez dosyłania później.

FAQ

Jak opisać „duży bagaż”, żeby uniknąć niedopasowania auta?

Najlepiej podać liczbę i przybliżony rozmiar. Jako standard można przyjąć: „duża walizka” = ok. 75–85 cm (typowa walizka rejestrowana).

Co jest bezpieczniejszym wyborem dla gości firmy: sedan czy van?

Jeśli chcesz zminimalizować ryzyko przy 2–4 osobach i kilku walizkach, van business jest często najpewniejszy. Sedan jest idealny dla 1–2 osób ze standardowym bagażem.

Czy zawsze potrzebuję numeru lotu?

Tak, jeśli zależy Ci na monitoringu lotu i płynnej obsłudze opóźnień. Bez numeru lotu operator działa „na czas”, a nie „na realny przylot”.

Potrzebujesz potwierdzenia transferu? (24/7)

Wyślij dane według szablonu powyżej — potwierdzimy stałą cenę końcową, procedurę odbioru oraz zasady oczekiwania.

WhatsApp / Telefon: +48 662 905 905Email: info@iqpd.pl

Ocena 4.9 ★

(Całodobowy dyspozytor)

📧 info@iqpd.pl

IQPD Sp. z o.o.

ul. Jana Zamoyskiego 81

30-519 Kraków, Polska

NIP PL6751452415

KRS 0000384807

REGON 121519100

Szybkie linki

IQPD — Premium Transport i LogistykaUsługi kierowcy VIP oraz transport biznesowy w Polsce i Europie.

Media społecznościowe