Dane pasażerów i RODO — Minimalne niezbędne szczegóły do rezerwacji transferów

Każda rezerwacja transferu wykonawczego wiąże się z danymi osobowymi: imionami, numerami telefonów, planami podróży. Zgodnie z RODO (znanym w Polsce jako GDPR), zarówno firma dokonująca rezerwacji, jak i dostawca transportu są administratorami danych. Przesyłaj tylko to, co jest niezbędne do realizacji rezerwacji — więcej danych nie poprawia jakości usługi, a zwiększa ryzyko.

TL;DR

Wyślij tylko minimalne dane potrzebne do wykonania transferu
Imię lub inicjały pasażera + telefon + numer lotu + trasa są wystarczające
Nie wysyłaj: numery paszportów, daty urodzenia, numery pokoi hotelowych, dane medyczne ani wrażliwe szczegóły
Dla VIP-ów przybywających: użyj inicjałów + nazwy firmy na tablicy, a nie pełnego imienia
Powiedz pasażerowi dokładnie, co będzie wyświetlane na tablicy powitania

Minimalne wymagane dane — według celu

Punkt danych	Cel	Wymagane
Imię lub inicjały pasażera	Tablica powitalna	Tak
Numer telefonu kontaktowego	Kontakt kierowca-pasażer	Tak
Dostępność na WhatsApp	Potwierdzenie metody kontaktu	Tak
Numer lotu	Monitoring lotu	Tak (transfery lotniskowe)
Adres odbioru i dowozu	Trasa	Tak
Liczba pasażerów	Wybór pojazdu	Tak
Opis bagażu	Wybór pojazdu	Tak
Dane do faktury	Faktura	Tak (jeśli wymagana faktura VAT)

Nie jest wymagane — nie uwzględniaj w wiadomościach rezerwacyjnych

Numer paszportu lub dowodu osobistego
Data urodzenia lub PESEL
Numer pokoju hotelowego
Cel podróży
Informacje medyczne lub zdrowotne
Kody dostępu lub niezwiązane dane osobowe

Najlepsze praktyki dla asystentów wysyłających prośby o rezerwację

Używaj inicjałów na tablicy powitalnej, chyba że wyświetlenie pełnego imienia i nazwiska jest operacyjnie konieczne
Używaj wspólnej skrzynki e-mailowej dla asystentów lub skrzynki rezerwacyjnej — nie osobistego e-maila pasażera — do potwierdzeń
Nie przesyłaj pełnych planów podróży pasażera do kierowcy; kierowca potrzebuje tylko adresu odbioru, godziny i numeru kontaktowego pasażera
Nie zamieszczaj w wiadomościach rezerwacyjnych na WhatsApp wrażliwych danych osobowych

Co powinien potwierdzić dostawca zgodny z RODO

Zapytaj każdego nowego dostawcę na piśmie o to:

Czy posiadasz politykę prywatności dotyczącą rezerwacji transportu lądowego?
Czy dzielisz się danymi pasażerów z podwykonawcami, a jeśli tak, to jakimi danymi konkretnie?
Jak długo przechowujesz dane rezerwacji?
Czy możesz potwierdzić, że dane pasażerów są wykorzystywane wyłącznie do realizacji rezerwacji i nie w innym celu?

Notatka o prywatności do skopiowania i wklejenia

Dodaj to do wiadomości rezerwacyjnych przy korzystaniu z nowego dostawcy:

Podajemy tylko minimalne dane niezbędne do realizacji usługi. Proszę używać danych pasażera wyłącznie do tej rezerwacji i dzielić się z kierowcą tylko tym, co jest wymagane do odbioru.

Powiązane zasoby

Przeniesienia licencjonowane vs nielicencjonowane w Polsce: /knowledge/licensed-vs-unlicensed-transfers-poland/
Fakturowanie i płatności — zasady VAT i fakturowania: /knowledge/invoicing-payments-vat-corporate-billing/
Lista kontrolna przeniesienia asystenta wykonawczego: /knowledge/executive-assistant-transfer-checklist/

Czerwone flagi

Dostawca prosi o numery paszportów lub dowodów bez wyjaśnienia
Potwierdzenie rezerwacji przesłane do nieznanych osób trzecich
Brak polityki prywatności dostępnej na żądanie
Kierowca kontaktuje się z pasażerem poza oknem rezerwacji, używając zachowanego numeru