Dane pasażerów i RODO — Minimalne niezbędne szczegóły do rezerwacji transferów

Każda rezerwacja transferu wykonawczego wiąże się z danymi osobowymi: imionami, numerami telefonów, planami podróży. Zgodnie z RODO, zarówno firma dokonująca rezerwacji, jak i dostawca transportu są administratorami danych. Prześlij tylko to, co jest niezbędne do realizacji rezerwacji — więcej danych nie poprawia jakości usługi, zwiększa ryzyko.

TL;DR

Wyślij tylko minimalne dane potrzebne do realizacji transferu
Imię pasażera lub inicjały + telefon + numer lotu + trasa wystarczą
Nie wysyłaj: numery paszportów, daty urodzenia, numery pokoi hotelowych, dane medyczne lub wrażliwe
Dla VIP-ów: użyj inicjałów + nazwy firmy na znaku, a nie pełnego imienia
Powiedz pasażerowi dokładnie, co będzie wyświetlane na znaku powitania

Minimalne wymagane dane — według celu

Punkt danych	Cel	Wymagane
Imię i nazwisko pasażera lub inicjały	Znak powitania	Tak
Numer telefonu kontaktowego	Kontakt kierowcy z pasażerem	Tak
Dostępność na WhatsApp	Potwierdzenie metody kontaktu	Tak
Numer lotu	Monitorowanie lotu	Tak (transfery z lotniska)
Adres odbioru i dowozu	Trasa	Tak
Liczba pasażerów	Wybór pojazdu	Tak
Opis bagażu	Wybór pojazdu	Tak
Szczegóły rozliczeniowe	Faktura	Tak (jeśli wymagana faktura VAT)

Nie wymagane — nie uwzględniać w wiadomościach rezerwacyjnych

Numer paszportu lub dowodu osobistego
Data urodzenia lub PESEL
Numer pokoju hotelowego
Cel podróży
Informacje medyczne lub zdrowotne
Kody dostępu lub niepowiązane dane osobowe

Najlepsze praktyki dla asystentów wysyłających prośby o rezerwację

Używaj inicjałów na znaku powitalnym, chyba że wyświetlenie pełnego imienia jest operacyjnie konieczne
Używaj wspólnej skrzynki EA lub rezerwacji — nie osobistego e-maila pasażera — do potwierdzeń
Nie przesyłaj pełnych itinerariów pasażera do kierowcy; kierowca potrzebuje tylko adresu odbioru, czasu i numeru kontaktowego pasażera
Nie dołączaj wrażliwych danych osobowych do wiadomości rezerwacyjnych na WhatsAppie

Co powinien potwierdzić dostawca zgodny z RODO

Zapytaj każdego nowego dostawcę na piśmie o to:

Czy posiadasz politykę prywatności dotyczącą rezerwacji transportu lądowego?
Czy dzielisz się danymi pasażerów z podwykonawcami, a jeśli tak, to jakimi danymi konkretnie?
Jak długo przechowujesz dane rezerwacji?
Czy możesz potwierdzić, że dane pasażerów są wykorzystywane tylko do realizacji rezerwacji i nie w innym celu?

Notatka o prywatności do skopiowania i wklejenia

Dodaj to do wiadomości rezerwacyjnych przy korzystaniu z nowego dostawcy:

Udostępniamy tylko minimalne dane niezbędne do realizacji usługi. Proszę używać danych pasażerów wyłącznie do tej rezerwacji i dzielić się z kierowcą tylko tym, co jest wymagane do odbioru.

Zasoby powiązane

Transfery licencjonowane a nielicencjonowane w Polsce: /knowledge/licensed-vs-unlicensed-transfers-poland/
Fakturowanie i płatności — zasady VAT i fakturowania: /knowledge/invoicing-payments-vat-corporate-billing/
Lista kontrolna transferu asystenta wykonawczego: /knowledge/executive-assistant-transfer-checklist/

Czerwone flagi

Dostawca prosi o numery paszportów lub dowodów tożsamości bez wyjaśnienia
Potwierdzenie rezerwacji przesłane do nieznanych osób trzecich
Brak polityki prywatności dostępnej na żądanie
Kierowca kontaktuje się z pasażerem poza oknem rezerwacji, używając zachowanego numeru