Spotkanie powitalne to nie tylko "kierowca trzymający znak." To określona procedura: gdzie czeka kierowca, co mówi znak, jak długo czeka oraz kto dzwoni do kogo, jeśli coś się zmienia.

Ta procedura operacyjna opisuje standardy dla przyjazdów na poziomie kierowniczym na Kraków John Paul II International Airport (KRK) i daje asystentom osobistym gotową wiadomość do wysłania przybyłym gościom.

Procedura Spotkania i Powitania — Lotnisko Kraków (KRK)

Napisz do nas na WhatsApp

IQPD

Spotkanie powitalne to nie tylko "kierowca trzymający tabliczkę." To zdefiniowana procedura: gdzie czeka kierowca, co mówi tabliczka, jak długo czeka i kto dzwoni do kogo, jeśli coś się zmienia.

Ten SOP obejmuje standardy dla przybyć na poziomie kierowniczym na Międzynarodowym Lotnisku im. Jana Pawła II w Krakowie (KRK) i daje asystentom szablon wiadomości do wysłania do przybywających gości.

TL;DR — co należy potwierdzić przed każdą rezerwacją lotniska

Kierowca czeka w hali przylotów — nie "gdzieś na zewnątrz"
Kierowca trzyma wyraźny znak (imię pasażera, inicjały lub nazwę firmy)
Potwierdzone dwa kanały kontaktowe: WhatsApp + telefon/SMS jako zapasowy
Polityka oczekiwania zdefiniowana i związana z rzeczywistym czasem lądowania, z monitorowaniem lotu w czasie rzeczywistym
Dyspozytor 24/7 koordynuje zmiany w ostatniej chwili — nie tylko telefon kierowcy

Przegląd lotniska (KRK)

Lotnisko Kraków Balice ma jeden główny terminal z jedną strefą przylotów na parterze. Wszyscy pasażerowie międzynarodowi i krajowi opuszczają lotnisko przez tę samą Halę Przylotów — nie ma osobnego wyjścia dla lotów Schengen i non-Schengen.

Standardowa miejsce spotkania i powitania znajduje się wewnątrz Hali Przylotów, w wyraźnym zasięgu wzroku pasażerów opuszczających odbiór bagażu, za przesuwnymi drzwiami wyjściowymi.

Standardowa procedura powitania — krok po kroku

Krok 1 — Przed przybyciem: potwierdzenie na piśmie

Numer lotu (do monitorowania w czasie rzeczywistym)
Imię i nazwisko pasażera lub inicjały na tabliczce
Numer telefonu pasażera i dostępność na WhatsApp
Adres docelowy i klasa pojazdu
Kontakt z dyspozytornią 24/7

Krok 2 — Monitorowanie lotu

Kierowca lub zespół dyspozytorski śledzi lot według numeru lotu od planowanego odlotu, a nie od planowanego lądowania. Każde opóźnienie lub zmiana bramki jest identyfikowana przed wyjazdem kierowcy na lotnisko. Czas odbioru jest automatycznie dostosowywany — pasażer nie musi dzwonić.

Krok 3 — Przybycie kierowcy na terminal

Kierowca jest na terminalu w czasie rzeczywistym lądowania. Dla lotów zgodnych z harmonogramem kierowca jest na miejscu co najmniej 20 minut przed szacowanym czasem wyjścia,uwzględniającymczas na odbiór bagażu.

Krok 4 — Miejsce oczekiwania

Kierowca czeka wewnątrz Hali Przylotów, poza drzwiami wyjściowymi, w wyraźnym zasięgu wzroku pasażerów opuszczających odbiór bagażu. Kierowca nie czeka przy krawężniku, na parkingu ani na zewnątrz budynku terminalu.

Krok 5 — Tabliczka powitalna

Tabliczka wyświetla dokładnie to, co zostało określone w rezerwacji: nazwisko pasażera, inicjały lub nazwę firmy. Jeśli wymagana jest dyskrecja (brak publicznego wyświetlania nazw), kierowca używa uzgodnionej alternatywy — np. karty z logo firmy — i nawiązuje bezpośredni kontakt telefoniczny, gdy pasażer wychodzi.

Pasażer zawsze musi być wcześniej informowany, co będzie wyświetlane na tabliczce.

Krok 6 — Kontakt z pasażerem

Główny kontakt: wiadomość WhatsApp wysłana przez kierowcę, gdy pasażer nie pojawił się w oczekiwanym czasie. Alternatywa: telefon lub SMS (dla pasażerów z limitami roamingowymi lub brakiem danych).

Jeśli pasażer jest niedostępny w ciągu 5 minut od próby kontaktu, kierowca powiadamia EA lub kontakt rezerwacyjny podany w momencie rezerwacji — nie odwrotnie.

Krok 7 — Czas oczekiwania

Czas oczekiwania liczy się od rzeczywistego lądowania (koła w dół), a nie od planowanego lądowania. Standardowy wliczony czas: 60 minut od rzeczywistego lądowania. Po tym czasie dodatkowe oczekiwanie jest naliczane według wcześniej uzgodnionej stawki za blok 15 minut, potwierdzonej na piśmie przy rezerwacji.

Skopiuj i wklej wiadomość powitalną dla gościa

Wyślij to do pasażera przed ich lotem:

Witamy w Krakowie. Twój kierowca będzie czekał w hali przylotów z tabliczką z napisem [IMIĘ / INICJAŁY / NAZWA FIRMY].

Po odbiorze bagażu, proszę wysłać krótką wiadomość na WhatsApp lub zadzwonić — kierowca podejdzie w ciągu kilku minut.

Kierowca / Dyspozytor: +48 662 905 905

IRROPS i poważne opóźnienia

Opóźnienie poniżej 2 godzin: harmonogram kierowcy dostosowany automatycznie, brak działań wymaganych od EA lub pasażera
Opóźnienie 2+ godzin: EA / kontakt rezerwacyjny powiadomiony proaktywnie przez dyspozycję; nowy czas odbioru potwierdzony na piśmie
Lot odwołany: rezerwacja zablokowana, EA natychmiast powiadomiony, potwierdzenie nowej rezerwacji przed ponownym przydzieleniem kierowcy
Pasażer nie może znaleźć kierowcy: pasażer wysyła wiadomości lub dzwoni → kierowca przemieszcza się do uzgodnionego wyjścia → dyspozycja koordynuje

Pełna procedura IRROPS: /knowledge/irrops-contingency-plan/

Czerwone flagi

Kierowca czeka "na zewnątrz" lub "przy krawężniku" bez stałej pozycji
Brak monitorowania lotu ("napisz do nas, gdy wylądujesz")
Brak potwierdzenia oznakowania z wyprzedzeniem
Tylko osobisty telefon kierowcy jako kontakt — brak dyspozytora
Czas oczekiwania liczony od planowanego lądowania, a nie rzeczywistego

Powiązane zasoby

Polityka monitorowania lotów i oczekiwania: /knowledge/flight-monitoring-waiting-policy/
SOP IRROPS — opóźnienia i ponowne rezerwacje: /knowledge/irrops-contingency-plan/
Lista kontrolna transferu asystenta wykonawczego: /knowledge/executive-assistant-transfer-checklist/

Pytania dotyczące konkretnego przyjazdu na KRK?

WhatsApp / Telefon: +48 662 905 905

Email: info@iqpd.pl

Numer licencji 92/2019

Oceniono 4.9 ★