Lista kontrolna transferu asystenta wykonawczego (szablon do kopiowania)

Rezerwacja transferu ekskluzywnego powinna zająć mniej niż trzy minuty. Ta lista kontrolna i szablon eliminują zbędne wiadomości, dostarczając dostawcy wszystko, co potrzebne do potwierdzenia stałej ceny w jednej wiadomości.

Użyj jej do odbiorów z lotniska, tras hotel-hotel oraz wieloetapowych tras korporacyjnych w Krakowie i w całej Polsce.

Skopiuj-wklej szablon rezerwacji

Wyślij to przez e-mail lub WhatsApp. Zamień wszystkie nawiasy.

Temat: Prośba o rezerwację transferu — [DATA] — [TRASA] — [PAX]

Witaj,

Proszę o potwierdzenie transferu w stałej cenie z poniższymi szczegółami.

1 Trasa i czas

Data: [DD MMM RRRR] Czas odbioru: [HH:MM] (lokalny) Miejsce odbioru: [Terminal lotniska / Nazwa hotelu + pełny adres] Miejsce wyjazdu: [Pełny adres / terminal]

2) Szczegóły lotu (tylko odbiór z lotniska)

Numer lotu: [XX1234] Planowany czas lądowania: [HH:MM] Terminal (jeśli znany): [T1 / T2]

3) Szczegóły pasażera

Imię pasażera (na znak spotkania): [Imię / Inicjały / Nazwa firmy] Telefon kontaktowy: [+kod kraju + numer] WhatsApp dostępny: [Tak / Nie] Preferowany język: [PL / EN]

4) Liczba osób i bagaż

Pasażerowie: [liczba] Duże walizki (rozmiar bagażu rejestrowanego, ~75–85 cm): [liczba] Bagaże podręczne / plecaki: [liczba] Przedmioty ponadgabarytowe: [torby narciarskie / torby golfowe / wózki / brak]

5) Wymagania dotyczące pojazdu

Klasa pojazdu: [Sedan executive / Van biznesowy / Sprinter] Dodatkowe uwagi: [fotelik dziecięcy / dyskretna obsługa / spotkanie wewnątrz terminalu / itp.]

6) Faktura

Wymagana faktura VAT: [Tak / Nie] Nazwa firmy: [pełna nazwa prawna] Adres firmy: [pełny adres] NIP: [numer] E-mail do fakturowania: [e-mail] Metoda płatności: [link do płatności / karta na pokładzie / przelew bankowy]

Proszę o potwierdzenie na piśmie:

• Całkowita stała cena (z opłatami drogowymi, parkingiem i czasem oczekiwania włączonym lub wyszczególnionym)
• Procedura spotkania (dokładna lokalizacja oczekiwania + użyte oznakowanie)
• Polityka oczekiwania po lądowaniu (minuty wliczone, od kiedy liczone)
• Całodobowy kontakt do dyspozytora w przypadku zmian w ostatniej chwili lub IRROPS
•  

Dziękuję, [Twoje imię] [Firma] [Twój telefon / WhatsApp]

Co sprawdzić przed wysłaniem prośby o rezerwację

Zanim wypełnisz poniższy formularz, sprawdź to:

• Masz pełne imię i nazwisko pasażera lub inicjały (dokładnie tak, jak chcą być przywitani)
• Masz numer lotu i planowany czas lądowania (nie czas odlotu)
• Znajesz liczbę bagażu: duże walizki + torby kabinowe + wszelkie przedmioty ponadwymiarowe
• Wiesz, czy potrzebna jest faktura VAT i masz gotowe dane do fakturowania firmy
• Masz bezpośredni numer kontaktowy do pasażera (preferowany WhatsApp w przypadku zmian na ostatnią chwilę)

Jeśli czegoś brakuje, najpierw to zdobądź. Rezerwacja wysłana bez szczegółów lotu lub liczby bagażu będzie wymagała dalszego działania i może opóźnić potwierdzenie.

TL;DR — 5 podstawowych zasad przed każdą rezerwacją

1. Potwierdź całkowitą stałą cenę (opłaty drogowe / parking / czas oczekiwania / VAT — wszystko wliczone lub wyszczególnione)
2. Określ klasę pojazdu i bagaż (unikaj niejasności związanych z "premium")
3. Wymagaj procedury Meet & Greet (gdzie czeka kierowca, oznakowanie, zasady kontaktu)
4. Potwierdź politykę monitorowania lotów i czas oczekiwania (od kiedy liczony, ile minut)
5. Ustal ścieżkę eskalacji dla IRROPS (kontakt z dyspozytorem 24/7, nie tylko telefon kierowcy)